×
Vi
bild
logo

Artikel från Advokatfirman Lindmark Welinders webbplats lwadvokat.se

Affärsjuridik i verkligheten

En kedja
är aldrig starkare
än sin svagaste länk

Länge var inköp en del av produktionen. Inköparen eller inköparna (om de var flera) rapporterade till produktionschefen och inköpskontoret fanns inte sällan i produktionshallen. Idag är inköpen mer sammansatta och arbetet påbörjas långt innan försäljningsarbetet är avslutat.

Kraven på ett integrerat inköpsarbete har särskilt ökat inom områden med krävande slutkunder och längre kontraktskedjor. I ett uppdrag för en grupp industriföretag som tillverkar komponenter och delsystem till globala kunder inom medicinteknik, hjälpte vi till att lägga grunden till ett moderniserat inköpsarbete.

Inköp vid supply chain upplägg

Bolag som säljer slutprodukter på globala marknader ställer ofta mycket höga krav på sina leverantörer. Och inte bara på dessa, utan även på underleverantörerna. Det rör sig om omfattande krav som sträcker sig långt utöver de traditionella frågorna om felfria produkter och punktliga leveranser.

En leverantör av komponenter och delsystem, som själv ofta har flera underleverantörer, blir därmed en del av en leveranskedja som innefattar ett stort antal företag med samma målsättning, nämligen att maximera sin affär och att minimera sin riskexponering.

Behovet av back to back-lösningar

Problemen för många företag i dessa branscher är att det ansvar som man tar på sig i kundavtalen inte speglas och förs vidare mot de egna leverantörerna. Detta gäller framför allt i samband med inköp av material, men kan även röra olika slags komponenter och bearbetningsuppdrag.

En fråga som typiskt sett kan bli problematiskt vid ett alltför traditionellt inköpsarbete är att man inte har säkrade volymer hos sina leverantörer. Samtidigt som man har ett åtagande att leverera en viss mängd produkter kan det hända att det blir brist på material, eller att underleverantören av någon anledning inte kan eller vill leverera. Saknas avtal med angivna volymåtaganden finns då inte heller någon skyldighet att leverera. Särskilt påfrestande blir detta när man är beroende av en nischad leverantör eller om det blir brist på en råvara. Det kan leda till en huggsexa som påverkar priser och i värsta fall leveransmöjligheter.

Inom vissa branscher, t.ex. som i det här aktuella fallet den medicintekniska, är det extra viktigt att integrera inköpen med den övriga affären. Utöver de vanliga frågorna om mängder, priser och andra mer kommersiella villkor handlar det ofta om omfattande kvalitetskrav, användning av råmaterial, spårbarhet etc. Allt oftare ställs därtill krav på att alla som medverkar i kedjan ska uppfylla regelverk avseende kemikalier, t.ex. Reach-förordningen och Rohs-direktivet, samt regler kring s.k. konfliktmineraler. Därtill finns strikta krav från s.k. notified bodies om att leverantörerna ska medverka vid oannonserade auditeringar, inte bara i det egna bolaget, utan även hos samtliga underleverantörer.

Kravet på att säkra upp sina egna leverantörer i förnuftiga back to back lösningar är idag inte bara en kommersiellt bra idé, i många branscher har det utvecklats till att bli ett oeftergivligt krav från kunden för att få medverka i de mer kvalificerade projekten.

Hur sköts avtalen på inköpssidan?

I det mer traditionella inköpsarbetet, som styrdes av produktion, lades beställningar inte sällan löpande i takt med att behoven uppstod. Även i ganska stora industrigrupper är inköpsarbetet än i dag ofta förvånansvärt eftersatt på avtalssidan. Många företag har arbetat fram försäljningsvillkor och avtalsmodeller för sitt marknadsarbete men saknar genomarbetade inköpsbestämmelser. I bästa fall finns ett enkelt avtal som regler huvudfrågor, i många fall fortfarande bara en enkel beställning som följs av en orderbekräftelse från leverantören.

Det finns ofta stor anledning att göra en översyn av avtal och avtalsrutiner på inköpssidan.

Se upp för battle of forms!

Ändamålsenliga inköpsbestämmelser och rutiner för konsekventa hänvisningar till dessa vid all orderläggning är naturligtvis en god början. Problemet är att de flesta leverantörer av någon storlek använder sig av motsvarande allmänna bestämmelser för sina leveranser och gärna hänvisar till dessa i sina orderbekräftelser. Man hamnar då i det som jurister brukar kalla formulärkriget eller ”battle of forms”.

Battle of forms är vanligtvis en farlig batalj, för en inköpare. Saken är ju den att leverantörens bekräftelse (och därmed den villkorshänvisning han lägger med i samband med den) normalt ligger närmare avtalstidpunkten än beställningen. I skandinavisk och europeisk rättstradition finns därmed en stor risk för att de bestämmelser som bekräftelsen hänvisar till får företräde, i vart fall om inköparen inte reagerar. Fördel leverantören med andra ord.

Bättre vägar att gå

Ett inköpsarbete som integrerats med marknadsarbetet i ett kontraktskedjeperspektiv har vanligen sin bas i ramavtal med utvalda leverantörer. Ramavtalen anger de huvudsakliga krav som såväl köparen som aktuella kunder ställer på leverantörens medverkan. Ramavtalet lägger grunden för en rationell hantering av prisfrågor, logistikmoment, kvalitetshantering, auditeringar, ansvarsfrågor, inkurans etc.

I takt med att köparen kontrakteras för olika kundprojekt kompletteras ramavtalet med projektbilagor där de mer detaljerade villkoren för produkterna i de aktuella projekten anges. På detta sätt kombineras förutsebarhet och stabilitet med behovet av flexibilitet ner på produktnivå.

Från underleverantörer till medleverantörer

En arbetsterm vi ofta använt i denna typ av projekt är att vi strävar efter att göra underleverantörer till medleverantörer. Vid ett supply-chain-upplägg behöver de bakomliggande leverantörerna förstå även projektets och de aktuella slutprodukternas karaktär och vilka krav slutkunden ställer på alla som deltar i kontraktskedjan.

Detta förutsätter att leverantörerna får tidig information om att detta är en förutsättning för deras medverkan. Under projektets gång behöver de även få del av den information som gör att de kan agera i projektets anda och förutsättningar och inte bara vara en isolerad länk långt bak i kedjan. Mer av en medleverantör och mindre av en underleverantör helt enkelt.

För vid dagens slut är ju en kedja faktiskt inte starkare än sin svagaste länk.

 

Avtalsrätt Inköp Medicinteknik

Artikeln ovan är publicerad i informationssyfte och är inte att betrakta som juridisk rådgivning. Om artikeln citeras eller återges ska källan anges.