×
Vi
bild
logo

Artikel från Advokatfirman Lindmark Welinders webbplats lwadvokat.se

Affärsjuridik i verkligheten

Bättre att köpa det
man vill ha än det som
säljaren vill sälja

Den som fattat beslut om investeringar i sin produktionsanläggning ställs inför många och svåra frågor. Tillsammans med våra klienter har vi under åren utvecklat arbetssätt och avtalstekniker som vi brukar kalla ”funktionsupphandlingar”.

Huvudpoängen är att konsekvent kontraktera just de funktioner investeringen tar sikte på, snarare än listor över ingående komponenter och utfört arbete. Med utgångspunkt från ett ”business case” från processindustrin beskriver vi här några huvudmoment.

En av våra klienter, en svensk processindustri verksam inom miljöriktig återvinning av förpackningar, stod inför ett behov av en större uppgradering av sin befintliga industrianläggning med avseende på kapacitet och kvalitet på utgående fraktioner. Investeringen skulle göras i befintliga lokaler, med befintliga produktionslinor som bas och med minsta möjliga störning på den löpande verksamheten. Investeringen innefattade såväl avancerad sorteringsteknologi som byggmoment och styrsystem (vilka behövde integreras med befintlig anläggning).

Många frågor att besluta om

Företagsledningen ställdes inför ett antal beslut. Hur mycket skulle hanteras internt och hur mycket skulle handlas upp från lämpliga leverantörer? Vid en delad entreprenad, vem skulle svara för samordningen i olika moment och hur skulle man undvika att alla skyller på alla om det blev förseningar eller det inte blir som man tänkt? Om det är en totalentreprenad, hur mycket får och bör man egentligen lägga sig i själv som beställare? Hur ska man mäta och bedöma att målet med investeringen uppnåtts? Och inte minst, hur kan man få kontroll på kostnaderna, så att man inte får betala extra för det man trodde att man redan från början betalat för? 

I det aktuella fallet föll valet av huvudleverantör på ett europeiskt bolag specialiserat på sorteringsteknologi. Byggentreprenaden upphandlades av praktiska och ekonomiska skäl av en lokal aktör. Styrsystemet skulle av nödvändighet vara detsamma som redan användes vid anläggningen, levererat av ett tyskt bolag. Beställaren skulle därtill svara för vissa enklare moment självt eller med hjälp av lokala hantverkare. Juridiskt sett blev det därmed fråga om en delad entreprenad, vilket traditionellt lägger stora krav på samordning samt mycket ansvar på beställaren.

Utse någon till huvudleverantör

Genom lämpliga avtalstekniker kan även en delad entreprenad konstrueras så att den i praktiken hamnar närmare en totalentreprenad. Någon av leverantörerna, i det aktuella fallet, naturligen leverantören av sorteringsutrustning, får ansvaret av ”huvudleverantör”. Huvudleverantören bereds tillfälle att på plats studera driftsmiljö och driftsförutsättningar, vilket även anges i kontraktet. Vissa av de övriga leverantörerna, i vårt fall särskilt styrsystemsleverantören, kan göras till underleverantörer.

Beträffande förhållandet till övriga leverantörer samt beställaren själv kan ett särskilt samordningsansvar läggas på huvudleverantören osv. Med tekniker av detta slag kan huvudleverantören, även i en delad upphandling, få en roll som ligger närmare turn key leverantörens. 

Bestäm vad som ska levereras

Ett klassiskt trätoämne vid anläggningsentreprenader som inte är totalentreprenader är frågan om vad som egentligen ska levereras. Beställarens förväntningar på vissa ”lösningar” reduceras lätt till teknikstyrda förteckningar över vad som ingår i leveransen; maskiner, komponenter samt ett antal ingenjörstimmar för montering och driftsättning. Det som inte uttryckligen förtecknats kommer under projektets gång upp som tilläggsarbeten med krav på särskilda ersättningar. 

För att slippa ändlösa diskussioner kring detta och för att skapa bättre kostnadskontroll vid investeringar arbetar vi gärna med garanterade funktioner.

I det aktuella fallet mejslades noga ut de funktioner som den uppgraderade anläggningen efter fullgjord leverans skulle uppfylla. Förenklat handlade det om en kombination av kapacitet (processmängd som anläggningen skulle kunna hantera), tillgänglighet (maximalt tillåtet driftsavbrott), kvalitet (mätt på output ur processen, givet viss input) och utbyte (tillåten kassation). Samtliga funktioner angavs på ett sätt som gjorde dem fullt mätbara. I särskilda avtalsbilagor beskrevs mätmetoder för kontroll av de garanterade funktionerna.

Konsekvent hantering krävs

En funktionsupphandling måste hanteras konsekvent under investeringens hela förlopp. I beslutsprocessen bör styrelsen fatta beslut om vilka funktioner som investeringen avser och vilka kostnadsramar som gäller. I förfrågningsunderlaget läggs sedan grunden för ett funktionskontrakt, genom att beställaren tydligt anger vad han vill ha en offert på, nämligen angivna funktioner under angivna driftsförhållanden.

I avtals- och förhandlingsfasen stäms allt konsekvent av mot de funktioner som hela upphandlingen avser. Även under avtalets löptid läggs i avtalshanteringen fokus på att överenskomna funktioner verkligen upprätthålls under hela garantitiden.

Ansvar fordrar frihet

En vanlig fråga är hur mycket man som beställare kan lägga sig i entreprenadens uppläggning utan att undergräva huvudleverantörens ansvar för avtalade funktioner. I det aktuella fallet hade vår klient mycket kunskap och många synpunkter även på tekniska lösningar. Eftersom det som köps är funktion och inte teknik måste leverantören få ha ett huvudansvar för hur han – givetvis med utgångspunkt från de tekniska baskrav han fått från beställaren  – genomför entreprenaden och hanterar uppkommande problem.

Enligt vår erfarenhet finns vissa möjligheter att påverka utan att ta över ansvaret men det måste ske i en avtalad form och kontraktets utformning i denna del är av särskild betydelse.

Tidplaner måste hållas

Anläggningsinvesteringar ställer ofta särskilda krav på att tidplaner kan upprätthållas. I det aktuella fallet var detta av största betydelse för att undvika produktionsstörningar.

En lämplig teknik för att främja punktlighet i leverans är att låta huvudleverantören presentera en tidplan som stäms av med beställarens verksamhet och som leverantören sedan får garantera.

Tidplanen ska innefatta inte bara mekaniska driftsprov utan tillräckliga tider för funktionstester, inklusive tillgänglighetstester, som ju ofta fordrar viss tid i fullskalig produktion. Först när alla moment är klara har leverans skett.

Till den på detta sätt fastställda leveransdagen kopplas sedan ett kännbart förseningsvite. Om tidigarelagd produktion är ett beställarintresse kan även positiva incitament i form av bonus för tidig leverans användas.

Betalning vid verklig leverans

Leverantörernas offerter bygger ofta på framtunga betalningsplaner, där leverantören i praktiken fått merparten av betalningen långt innan investeringen i anläggningen är testkörd eller drifttagen. Funktionsupphandlingen bygger på en annan logik, nämligen att merparten eller i vart fall den största betalningen sker först sedan det visats att de avtalade funktionerna verkligen levererats.

Vanligen, även i det här aktuella fallet, ser vi även till att det finns en betalning som sker först sedan nytt garantitest utförts med godkänt resultat vid garantitidens utgång eller i vart fall en bra bit in på garantitiden. Säkerhet kan även skapas genom att momsen för hela leveransen, där det låter sig göras, läggs på den sista betalningen. 

Funktionskontrakt

Om en funktionsupphandling ska få sin avsedda effekt måste ett funktionskontrakt baserat på dessa tankar tas fram.

Det är också angeläget att offerter med bilagor (ofta standardvillkor och förteckningar över tekniska lösningar) hanteras omsorgsfullt, så att de inte ändrar eller i värsta fall ”kortsluter” vad beställaren önskar uppnå med sin investering.

Resultatet: Framgångsrikt projekt

Effekten av funktionsupphandlingen i detta ”business case” var att vår klient inom ramen för fastställd investeringsbudget och utan kostnadsöverraskningar fick en uppgraderad anläggning, vars fastställda funktioner kunde innehållas utan särskilda tilläggsarbeten och detta under hela garantitiden.

Även om de juridiska teknikerna fordrar en del eftertanke är logiken ganska enkel: Det är bättre att köpa det man vill ha än att nöja sig med det som säljaren i sin första offert vill leverera. 

Vill du veta mer, kontakta Dan Lindmark |  | 046 151000

 

Funktionsupphandling Upphandlingsrätt

Artikeln ovan är publicerad i informationssyfte och är inte att betrakta som juridisk rådgivning. Om artikeln citeras eller återges ska källan anges.